對(duì)制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)我們可以清晰看出制造型企業(yè)的共性、組織龐大，人員復(fù)雜。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，面臨著比其它企業(yè)更多的困難，更要專(zhuān)項(xiàng)專(zhuān)治，著力突破。

合同檔案管理存在的問(wèn)題

1、合同檔案收集的時(shí)效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個(gè)單元或各個(gè)部門(mén)的特性，檔案管理員在收集檔案資料時(shí)往往需要經(jīng)過(guò)繁瑣的溝通與協(xié)調(diào)，容易造成檔案無(wú)法快速進(jìn)行組織、分類(lèi)、歸檔、查詢(xún)的弊端，失去檔案管理當(dāng)中非常重要的時(shí)效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等多個(gè)環(huán)節(jié)。為便于協(xié)作，在工作開(kāi)展之初，往往會(huì)將企業(yè)切分成比較小的協(xié)作單元，每一協(xié)作單元基本都會(huì)產(chǎn)生與其工作相關(guān)的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過(guò)程當(dāng)中，容易丟失，從而造成制造型企業(yè)檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業(yè)人員眾多，自然人員流動(dòng)性也大。隨著員工的離職或調(diào)崗，保存在其電腦上的資料，若沒(méi)有妥善處理，也會(huì)相應(yīng)地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業(yè)檔案管理工作中，往往因?yàn)楣井a(chǎn)品種類(lèi)多且文件、資料類(lèi)型各異，檔案管理工作者工作量非常大，無(wú)暇顧及檔案的分類(lèi)存儲(chǔ)與集中管理，直接降低檔案的搜索和利用效果，不能第一時(shí)間為需要檔案的人員提供服務(wù)。

此外，基于其人員復(fù)雜的特性，如果整個(gè)文件、資料、檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有安全保障機(jī)制，也容易出現(xiàn)公司機(jī)密被竊取的現(xiàn)象。
檔案完整性缺失、檔案收集時(shí)效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患，這4個(gè)，長(zhǎng)久以來(lái)，一直困擾著制造型企業(yè)檔案管理員。

國(guó)內(nèi)開(kāi)始出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)，到現(xiàn)在的檔案數(shù)字化管理，檔案人經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)鉆研與場(chǎng)景實(shí)踐，已經(jīng)能夠初步解決以上4個(gè)問(wèn)題。

就共好而言，針對(duì)檔案完整性問(wèn)題，就有了多人管檔、細(xì)?；瘷?quán)限管檔、檔案相關(guān)性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號(hào)原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國(guó)家對(duì)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過(guò)建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

2、規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時(shí)，檔案部門(mén)也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同檔案的重要性。在實(shí)際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問(wèn)題時(shí)，通過(guò)利用合同檔案時(shí)，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來(lái)，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時(shí)起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會(huì)到合同檔案管理好壞所帶來(lái)的意義和結(jié)果會(huì)大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時(shí)，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用。

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個(gè)專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立類(lèi)別來(lái)管理，對(duì)已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定、當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無(wú)論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對(duì)方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會(huì)涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對(duì)合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺(jué)遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開(kāi)發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作

4、 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲(chǔ)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的在線處理和管理，完成實(shí)現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開(kāi)發(fā)和利用合同檔案。

企業(yè)在辦公平臺(tái)上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實(shí)現(xiàn)了文件追蹤查詢(xún)，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對(duì)紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

杭叉集團(tuán)產(chǎn)品銷(xiāo)量十多年持續(xù)位列行業(yè)前茅，連續(xù)十年行業(yè)出口名列前茅。據(jù)美國(guó)《MMH現(xiàn)代物料搬運(yùn)雜志》對(duì)全球叉車(chē)按銷(xiāo)售額排名，杭叉集團(tuán)位列世界第8位。杭叉集團(tuán)的銷(xiāo)量已占世界機(jī)動(dòng)工業(yè)車(chē)輛總銷(xiāo)量的7%以上。

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杭州開(kāi)合信息為杭叉提供了：CAD產(chǎn)品、企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)、項(xiàng)目管理軟件、電氣管理軟件、工藝管理軟件

井松智能開(kāi)發(fā)了堆垛機(jī)、穿梭車(chē)（RGV）、空中懸掛小車(chē)（EMS）、激光導(dǎo)航無(wú)人小車(chē)（AGV）、自動(dòng)化分揀系統(tǒng)、桁架機(jī)器人、視覺(jué)導(dǎo)航機(jī)器人及WMS、WCS、MES等自動(dòng)化物流管理軟件，擁有完整的物流裝備產(chǎn)品線。

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井松科技全面實(shí)施我公司的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)、共好項(xiàng)目管理系統(tǒng)，開(kāi)合信息為井松科技在信息化方面提供了全面的技術(shù)支持服務(wù)。

Sengled生迪，智能照明專(zhuān)家。以厚德、盡責(zé)、創(chuàng)新、拼搏為核心價(jià)值觀，致力于為全人類(lèi)創(chuàng)造最具幸福感的照明環(huán)境，是以技術(shù)創(chuàng)新和全球化市場(chǎng)為戰(zhàn)略的國(guó)際化公司。

始創(chuàng)于2000年，經(jīng)過(guò)20年深耕，現(xiàn)已形成以浙江總部為核心，嘉興、桐鄉(xiāng)為兩大生產(chǎn)基地，以美國(guó)、加拿大、歐洲、澳洲和國(guó)內(nèi)為主要市場(chǎng)的全球化公司，現(xiàn)有員工3000余名。

生迪全球首創(chuàng)了基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，與LED照明結(jié)合起來(lái)的創(chuàng)新的智能照明系統(tǒng)，在北美、歐洲、上海、北京等地設(shè)有研發(fā)機(jī)構(gòu)，以高品質(zhì)的照明產(chǎn)品為載體，高效的系統(tǒng)為助力，專(zhuān)業(yè)的服務(wù)為主旨，致力于為全球客戶(hù)提供最具前沿價(jià)值和創(chuàng)新體驗(yàn)的照明產(chǎn)品及系統(tǒng)解決方案

企業(yè)面臨困惑

隨著生輝照明業(yè)務(wù)不斷的發(fā)展，目前的預(yù)算模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)，項(xiàng)目管理受到了諸如脫離企業(yè)戰(zhàn)略、偏重財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)、重編制輕執(zhí)行、信息反饋滯后、考評(píng)指標(biāo)不科學(xué)等方面的問(wèn)題。

對(duì)于項(xiàng)目成本預(yù)算控制的需求越來(lái)越迫切

生輝照明自2012年開(kāi)始預(yù)算工作，通過(guò)以費(fèi)用為主的預(yù)算編制，執(zhí)行，統(tǒng)計(jì)，分析工作取得了一定的效果，但費(fèi)用事后控制，效果不理想。各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)分別編制自己的預(yù)算并提交。財(cái)務(wù)部對(duì)提交的預(yù)算編制進(jìn)行審核；財(cái)務(wù)部設(shè)置預(yù)算項(xiàng)目的控制規(guī)則；并對(duì)超預(yù)算審批事項(xiàng)進(jìn)行審批；各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)分別填制自己的借款單、報(bào)銷(xiāo)單，對(duì)應(yīng)部門(mén)主管審批，財(cái)務(wù)審批并付款。

Gungho關(guān)鍵應(yīng)用及價(jià)值

日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，無(wú)紙化，省時(shí)省力。項(xiàng)目報(bào)銷(xiāo)人員在Gungho系統(tǒng)提交；系統(tǒng)自動(dòng)將電子單據(jù)依流程逐級(jí)推送到各級(jí)主管、財(cái)務(wù)人員郵箱；審批通過(guò)后，最終自動(dòng)發(fā)通知給報(bào)銷(xiāo)人，交給出納原始發(fā)票，出納網(wǎng)銀支付。

項(xiàng)目采購(gòu)類(lèi)付款納入預(yù)算管控，有效管控項(xiàng)目采購(gòu)資金。部門(mén)請(qǐng)購(gòu)時(shí)，填寫(xiě)相應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單據(jù)，根據(jù)設(shè)置的預(yù)算控制項(xiàng)目采購(gòu)類(lèi)型選擇預(yù)算項(xiàng)目，后續(xù)生成項(xiàng)目采購(gòu)訂單時(shí)進(jìn)行控制預(yù)算，保證了項(xiàng)目采購(gòu)資金的事前控制。

超過(guò)預(yù)算，啟動(dòng)例外審批流程，費(fèi)用控制100%。如果某項(xiàng)費(fèi)用超過(guò)預(yù)算，系統(tǒng)啟動(dòng)例外審批流程，更高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可傳遞到財(cái)務(wù)部門(mén)，每一筆費(fèi)用都得到監(jiān)控并妥善處理

天藍(lán)環(huán)保作為全國(guó)大氣污染治理領(lǐng)域的龍頭企業(yè)之一，領(lǐng)銜起草了國(guó)家行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，獲得“中國(guó)環(huán)保產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)”榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)

天藍(lán)在2018開(kāi)始部署開(kāi)合信息的Gungho項(xiàng)目管理軟件，為企業(yè)管理幾百個(gè)脫硫項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃排布，任務(wù)分解，跟蹤管理，超期任務(wù)報(bào)警，合同跟蹤管理等功能